যদি তুমি তোমার ব্যবসা বা ব্যক্তিগত ইমেইলের জন্য Microsoft Outlook ব্যবহার করো, তাহলে একটি স্বাক্ষর যোগ করলে তোমার ইমেইলগুলোকে একটা ব্যক্তিগত ছোঁয়া দিতে পারো অথবা তোমার পরিচিতদের গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সরবরাহ করতে পারো। Outlook-এ কিভাবে একটা স্বাক্ষর যোগ করতে হয়, তার একটা সহজ গাইড এখানে দেওয়া হল।
Outlook-এ কিভাবে একটি স্বাক্ষর যোগ করবে তার ধাপসমূহ:
-
Outlook খোলো: তোমার কম্পিউটারে Microsoft Outlook চালু করো।
-
মেনু অ্যাক্সেস করো: Outlook ইন্টারফেসের উপরের-বাম কোণে থাকা ‘ফাইল’ ট্যাবে যাও।
-
অপশনস (Options) খোলো: ফাইল মেনুতে ‘অপশনস’-এ ক্লিক করো। এটা একটা আলাদা উইন্ডো খুলবে।
-
মেইল সেটিংসে যাও: এই উইন্ডোতে, বাম প্যানেলে থাকা ‘মেইল’ ট্যাবে ক্লিক করো।
-
স্বাক্ষর (Signatures) খোলো: ‘Signatures…’ বোতামটি খুঁজে বের করে ক্লিক করো, যেটা বর্তমান উইন্ডোর ডান দিকের মাঝামাঝি জায়গায় থাকার কথা।
-
নতুন স্বাক্ষর যোগ করো: এখানে, তুমি ‘ই-মেইল স্বাক্ষর’ ট্যাবটি দেখতে পাবে। একটা নতুন স্বাক্ষর তৈরি করার জন্য ‘New’-এ ক্লিক করো। পপ-আপ বক্সে তোমার নতুন স্বাক্ষরের জন্য একটা নাম দাও এবং ‘OK’-তে ক্লিক করো।
-
তোমার স্বাক্ষর ডিজাইন করো: এখন তুমি নিচের ‘Edit signature’ বক্সে তোমার ইমেইল স্বাক্ষর ডিজাইন করতে পারো। তুমি টেক্সট, ছবি, তোমার লোগো ইত্যাদি যোগ করতে পারো। তুমি এখানে টেক্সট ফরম্যাটও করতে পারো, যেমনটা তুমি Word ডকুমেন্টে করো।
-
ইমেইলের সাথে স্বাক্ষর যুক্ত করো: যদি তুমি চাও যে স্বাক্ষরটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমস্ত নতুন মেসেজ বা উত্তর/ফরোয়ার্ডের সাথে যোগ হোক, তাহলে ‘Choose default signature’-এর নিচের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করো।
-
স্বাক্ষর সেভ করো: তোমার স্বাক্ষর নিয়ে খুশি হলে, সেভ করার জন্য ‘OK’-তে ক্লিক করো।
-
তোমার স্বাক্ষর পরীক্ষা করো: তোমার নতুন স্বাক্ষরটি দেখার জন্য একটা নতুন ইমেইল তৈরি করো।
এইতো! তুমি সফলভাবে তোমার Outlook ইমেইলে একটা স্বাক্ষর যোগ করেছো।
মনে রেখো, তোমার ইমেইল স্বাক্ষর প্রায়শই তোমার ইমেইলের শেষ ছাপ ফেলে। নিশ্চিত করো যে এটা পেশাদার, প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করে এবং তোমাকে বা তোমার ব্যবসাকে সঠিকভাবে উপস্থাপন করে।
আশা করি এই ধাপে ধাপে গাইডটি তোমার জন্য সহায়ক ছিল! আরও দরকারি টিপসের জন্য আমাদের অন্যান্য টেক গাইডগুলো দেখতে পারো।